The patient writes to you and asks for a chargeable document, such as a statement from the records - but if you send it to them with an invoice, you can't be sure they will actually pay. Many practices deal with this situation, which is why we've added a new Online Payments feature to Emma that solves it for you. It is designed for doctors who are not VAT payers.

If a patient requests a procedure through Emmy that is not covered by health insurance, Emmy will generate a receipt for payment. Only after he pays, you send him the finished document or Emmy allows him to make an appointment for a specific date.

This way you have the money up front and avoid problems with non-payers. Plus, you or your nurse don't have to constantly check if the patient has already paid - Emmy does it for you.

At the same time, your patients are happy too. They conveniently pay online and in many cases save themselves a trip to the doctor's office. After payment, you send their documentation electronically to Emmy in encrypted form.

‍Whichpractices will use the feature

Practices with a young and active clientele who, for example, change jobs frequently, will benefit most from the feature.

"One of my practices tends to have older and less active patients. In July, we did only two statements for a total of CZK 600 and I will not use the Online Payments function here as much yet," says MUDr. Ondřej Sobotka.

On the other hand, the clientele in his second surgery is mainly young and active people or foreigners. "I issue them with food cards, certificates for driving or gun licences or extracts from documentation for a change of employment. In July alone, I collected CZK 13,700 through Emmy Online Payments for these paid tasks. The new feature has helped me a lot.Patients paid in advance and my nurse didn't have to spend time issuing documents and matching payments," adds the GP.

This is what a reimbursement slip issued by Emmy looks like:

‍

Automatické párování plateb a požadavků

Možná vám už teď někteří pacienti platí na účet. V tomto případě jim nejdřív ručně vystavíte doklad a pak se přihlašujete do bankovnictví, kontrolujete platby, podle variabilního symbolu dohledáváte původní doklady a ručně je označujete za zaplacené. A další den znovu. 

Této otravné a časově náročné rutiny vás Emmy zbaví.

Nejenže automaticky generuje doklady, ale zároveň je i páruje s platbami.

Stačí, když si při přijímání těchto plateb zřídíte účet ve Fio bance. (Pokud už účet ve Fio bance máte, doporučujeme na přijímání plateb založit samostatný účet.) Zřízení i vedení podnikatelského účtu je tam zdarma.

Emmy a účet ve Fio bance spolu po propojení komunikují. Emmy „nahlíží“ do Fio a kontroluje přijaté platby. Podle variabilního symbolu úhrady u sebe vyhledá konkrétní požadavek a označí ho za zaplacený.

Díky tomu se vyhnete ručnímu párování. Čím víc plateb na účet máte, tím víc času ušetříte. K automatickému párování dochází několikrát za hodinu, takže se o přijatých platbách dozvíte téměř okamžitě a můžete se pustit do zpracování požadavku.

Emmy lze propojit pouze s účtem ve Fio bance. Pokud si z jakéhokoliv důvodu nechcete zřizovat účet u Fia, můžete Emmy používat ke generování dokladů a platby si párovat ručně. 

Emmy v tuto chvíli umí vystavovat pouze doklady bez DPH – proto tuto funkci využijí pouze ordinace, které nejsou plátci DPH.

‍Jak rychle dostanete peníze od pacientů

Pacienti vám platí převodem na účet. Zatímco dříve mohla jít platba z účtu na účet až tři dny, nyní je to mnohem rychlejší. Většina českých bank umožňuje okamžité platby. To znamená, že platbu máte na účtu do několika sekund.

Je to tedy stejně rychlé jako online platba kartou. Velkou výhodou je, že si kvůli této rychlé platbě nemusíte složitě zřizovat platební bránu a z online transakcí neplatíte žádné poplatky. Ordinace, které využívají platební bránu, totiž z každé platby odvádí až 2 % (liší se dle poskytovatele brány, někdy může být poplatek i vyšší).

Jestliže vaše či pacientova banka okamžité platby neumožňuje, peníze vám přijdou nejpozději do tří dnů (ale obvykle dříve).

Podívejte se na seznam bank, které okamžité platby podporují.

4 situace, ve kterých využijete Online platby

Funkce Online platby se přizpůsobí různým situacím, které v ordinaci řešíte.

1. Placené výkony bez návštěvy ordinace

• Pacient přes Emmy žádá o standardní placený výkon, např. výpis z dokumentace.
• Emmy mu automaticky vystaví doklad.
• Pacient ho zaplatí, Emmy spáruje platbu a teprve tehdy „pustí“ požadavek do ordinace.
• Ordinace odešle pacientovi zpracovaný dokument.

2. Placené výkony s online objednáním

Tuto variantu využijete, pokud umožňujete pacientům, aby se sami online objednali.

• Pacient žádá placený úkon, ke kterému je nutná návštěva ordinace, např. vyšetření kvůli zbrojnímu průkazu.
• Emmy mu automaticky vystaví doklad.
• Pacient zaplatí, Emmy spáruje platbu a teprve poté mu zpřístupní rezervaci termínu.

3. Nestandardní požadavek

• Sestra zjistí, že pacient žádá placený úkon, např. vyplnění dokumentu od pojišťovny.
• Ručně mu v Emmy vystaví doklad k úhradě.
• Pacient ho zaplatí, Emmy spáruje platbu s požadavkem a upozorní ordinaci.
• Ordinace odešle pacientovi zpracovaný dokument.

4. Platby v ordinaci

• Pacient má platit v ordinaci, ale nemá u sebe hotovost.
• Sestra mu v Emmy vystaví doklad k úhradě s QR kódem, který mu ukáže na obrazovce počítače.
• Pacient si otevře online bankovnictví v mobilu, QR kód vyfotí, odešle platbu a na mobilu ukáže potvrzení, že platba odešla.

Tento scénář využijete v případě, když konkrétní pacient používá bankovnictví v mobilu a má data (nebo je v ordinaci Wi-Fi).

QR kód je standardní součástí všech dokladů k úhradě, které vytvoříte Emmy. Díky němu pacient nemusí přepisovat či kopírovat údaje do svého bankovnictví, ale automaticky se mu načtou.

Jak funkci Online platby získat

Funkce Online platby je dostupná v tarifu Premium. Do konce roku 2022 nabízíme tarif Premium za cenu tarifu Standard. Jeho aktuální cenu najdete v ceníku. 

Pokud nyní používáte nižší tarif a rádi byste přešli na Premium, napište nám na podpora@sestraemmy.cz.